Für ein herkömmliches Archiv benötigen Sie viele Aktenordner. Bei einer Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren kann dies sehr platzintensiv werden. Falls Sie später ein bestimmtes Dokument benötigen, müssen Sie ihren Arbeitsplatz verlassen und in das Archiv gehen. Dann beginnt die Suche in den Regalen.
Bei einem Dokumentenmanagementsystem bleiben Sie am Platz und suchen mit der DMS-Software nach dem Dokument, welches Ihnen dann umgehend angezeigt wird. Wenn es sein muss, können Sie es ausdrucken und dem Anfragenden mitgeben.