Dokumentenmanagement
Digitale Archivierung für kleines Geld!
Das Problem
Die Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten und E-Mails ist kein Selbstzweck. Gesetzliche Vorschriften schreiben eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren vor.
Je nach dem, wie viele Geschäftsvorgänge Sie in Ihrem Unternehmen pro Jahr bearbeiten, können dabei beachtliche Papierberge entstehen.
Digitale Dokumente wie FAX oder E-Mail müssen zu Papier gebracht werden und vergrößern den Berg zusätzlich.
Die Lösung
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die moderne Alternative zum Aktenberg.
Mit einem DMS können Sie alle Unterlagen und Dokumente mit wenigen Mausklicks archivieren und klassifizieren.
Anschließend haben Sie mit einer Volltextsuche im Handumdrehen Zugriff auf alle Dokumente und müssen nicht mehr zeitintensiv durch Ihr Archiv laufen.
Mit einer gesetzes- und revisionskonformen Dokumentenmanagement-Software,
die mit einem professionellen Backup-System gekoppelt ist,
sind Sie auch rechtlich auf der sicheren Seite.
Natürlich empfehlen wir Ihnen nur eine Lösung, von der wir selbst überzeugt sind und die bei uns im Einsatz ist!
Für ein herkömmliches Archiv benötigen Sie viele Aktenordner. Bei einer Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren kann dies sehr platzintensiv werden. Falls Sie später ein bestimmtes Dokument benötigen, müssen Sie ihren Arbeitsplatz verlassen und in das Archiv gehen. Dann beginnt die Suche in den Regalen.
Bei einem Dokumentenmanagementsystem bleiben Sie am Platz und suchen mit der DMS-Software nach dem Dokument, welches Ihnen dann umgehend angezeigt wird. Wenn es sein muss, können Sie es ausdrucken und dem Anfragenden mitgeben.
Ein gesetz- und revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem speichert ein Dokument in verschlüsselter Form ab und dokumentiert jede Änderung am Dokument. So lässt sich jeder zugehörige Vorgang unverändert und chronologisch korrekt nachvollziehen.
Wenn Sie ein professionelles Backup-System für das Dokumentenmanagementsystem etabliert haben, dann Ja. Fragen Sie vorher sicherheitshalber ihren Steuerberater.
Die Einrichtung eines Rollen- und Rechtesystems ist eine der Stärken eines DMS. Im Vergleich zu einem herkömmlichen Archiv kann in Kombination mit der Verschlüsselung sogar eine größere Sicherheit erreicht werden als mit einem verschlossenen Archivraum.
Die Kosten hängen in der Regel von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die damit arbeiten (Lizenzen). Manche Hersteller bieten Komplettpakete für Firmen an.
Natürlich empfehlen wir Ihnen nur eine Lösung, von der wir selbst überzeugt sind und die bei uns im Einsatz ist!
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