Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln in Deutschland die Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung von steuerlich relevanten elektronischen Daten, einschließlich E-Mails. Hier sind die wichtigsten Punkte zur Mailarchivierung nach GoBD:

Grundsätze der Mailarchivierung nach GoBD

Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
- Alle steuerlich relevanten E-Mails müssen vollständig und unveränderbar archiviert werden. Dies umfasst sowohl den Inhalt der E-Mail als auch eventuelle Anhänge.
- Änderungen oder Löschungen der archivierten E-Mails sind nicht zulässig.
Zeitgerechte Erfassung
- E-Mails müssen zeitnah archiviert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst und bei Bedarf abrufbar sind.
Aufbewahrungsfrist
- Steuerlich relevante E-Mails müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder gesendet wurde.
Zugriff und Prüfbarkeit
- Die archivierten E-Mails müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und prüfbar sein.
- Bei einer Steuerprüfung muss der Zugriff auf die archivierten E-Mails für die Finanzbehörden ermöglicht werden.
Dokumentation des Verfahrens
- Das Archivierungssystem und die Verfahren zur Mailarchivierung müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.
- Diese Dokumentation sollte auch Regelungen zur Zugriffsberechtigung und zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff enthalten.
Revisionssicherheit
- Die Archivierungssysteme müssen revisionssicher sein, das bedeutet, dass jede Änderung oder Löschung von Daten protokolliert wird.

Umsetzung der Mailarchivierung

Technische Lösungen

Unternehmen sollten eine geeignete Archivierungssoftware oder -lösung verwenden, die den GoBD-Anforderungen entspricht. Diese Systeme gewährleisten die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Sicherheit der archivierten E-Mails.

Cloud-basierte Archivierungslösungen können ebenfalls genutzt werden, sofern sie den GoBD-Anforderungen entsprechen.

Verfahrensdokumentation

Erstellen Sie eine detaillierte Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie E-Mails erfasst, archiviert und geschützt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit der Archivierung zu tun haben, die Verfahren kennen und einhalten.

Schulung und Sensibilisierung

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf die Anforderungen der GoBD und die internen Verfahren zur Mailarchivierung. Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für die Bedeutung der ordnungsgemäßen Archivierung von E-Mails.

Praktische Tipps

Regelmäßige Überprüfung

Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionsfähigkeit und Rechtskonformität Ihres Archivierungssystems.

Sicherheit und Datenschutz

Stellen Sie sicher, dass die archivierten Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind und die Anforderungen des Datenschutzes erfüllen.

Automatisierung

Nutzen Sie Automatisierungsfunktionen in Ihrer Archivierungssoftware, um menschliche Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Fazit

Die Mailarchivierung nach GoBD ist eine wichtige gesetzliche Anforderung für Unternehmen in Deutschland. Sie stellt sicher, dass steuerlich relevante Informationen langfristig und sicher aufbewahrt werden. Durch die Umsetzung der GoBD-konformen Archivierungsprozesse können Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre internen Abläufe effizienter und sicherer gestalten.

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