Managed Services unterscheidet sich vom klassischen Outsourcing. Outsourcing ist das Auslagern kompletter IT-Aufgaben oder -Bereiche und häufig auch der Mitarbeiter bzw. ganze IT-Abteilungen inkl. Mitarbeiter.

Beim Managed Services handelt es sich meist um das Outsourcing bestimmter spezifischer Unterabteilungen und IT-Services an Dienstleister, dabei verbleibt die gesamte IT aber im Hause des Kunden. Der Kunde bleibt auch weiterhin für die gesamte Infrastruktur, IT-Struktur und die IT-Prozesse verantwortlich. Die zu erbringenden IT-Dienstleistungen sind im Voraus genau definiert und müssen regelmäßig auf der Grundlage von Service Level Agreements (SLA) bereitgestellt werden.

Die einzelnen IT-Betriebsmodelle des Managed Services werden im Folgenden ausführlicher beschrieben:

Managed Services sind keine einmaligen Dienste, sondern wiederkehrende für die Infrastruktur, die für einen bestimmten Zeitraum kontinuierlich bereitgestellt werden. Darüber hinaus arbeitet der Dienstanbieter mit Remote-Tools, Fernwartungstools. Techniker fahren nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn Hardware getauscht werden muss, zum Kunden.

Managed Services basieren meistens auf mandantenfähigen Technologien, d.h. ein Anbieter kann mehrere Kunden bzw. Clients eines Kunden auf einer einzigen Plattform unterstützen und von dort Standardaktionen ausführen, z. B. das Installieren von Patches oder das gleichzeitige Installieren von Updates auf mehreren Client-Systemen. Die Automatisierung von Prozessen industriealsiert das IT-Servicegeschäft, während herkömmliche IT-Services eher einem Fertigungsbetrieb gleichen.

Das Konzept der Managed Services ist proaktiv angelegt. Im klassischen Servicemodell übernimmt, wenn beispielsweise ein Vorfall auftritt, das Systemhaus die Rolle des Problemlösers, meistens beim Kunden vor Ort. Für einen MSP in seinem eigenen Interesse, dass die Infrastruktur so reibungslos wie möglich arbeitet und potenzielle Vorfälle neutralisiert werden, bevor sie eskalieren. Dadurch werden Zeit und Mühe eingespart.