Wie Sie Strafen vermeiden. – Archivierung von digitalen Dokumenten und EMails

Eins vorweg: Die Archivierung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten und EMails ist kein Selbstzweck, sondern basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben, zb. dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung sowie Verfahrenvorschriften wie der GoBD, die für alle Unternehmensformen zwingend vorgeschrieben  sind – das heißt auch für kleine und mittlere Unternehmen, den sogn. KMUs.

Archivierung oft ein Ärgernis?

Archivierung digitaler Dokumente und EMails ist bei Mittelständlern und kleinen Unternehmen oft ein Ärgernis. Häufig mangelt es am nötigen Wissen was vom Gesetzgeber vorgeschrieben wird und wie dies umzusetzen ist.

Die Folge: Das Thema wird auf die lange Bank geschoben und das Unternehmen läuft Gefahr vom Gesetzgeber kostenpflichtig abgemahnt zu werden. Denn längst regeln gesetzliche Bestimmungen wann, welche und wo digitale Dokumente und EMails revisionssicher abgelegt werden müssen.

Aber gerade bei KMU’s hapert es oft an der Umsetzung: In den meisten KMU’S existiert keine oder lediglich eine rudimentäre Archivierungsstrategie – oder das Archivierungskonzept entspricht nicht den rechtlichen Vorgaben.

Häufig fehlt es KMU’s auch am Wissen welche Folgen die Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Vorschriften haben können. Das reicht von der Verschlechterung der Kreditwürdigkeit, über finanzielle Restriktionen bis hin zu Freiheitsstrafen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung digitaler Dokumente und EMails ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (§ 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung). Dies ist vielen verantwortlichen in Unternehmen immer noch nicht bekannt.

Nach der Abgabenordnung besteht für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, hierunter fallen auch Faxe und EMails als digitale Geschäftsbriefe, eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 6 Jahren, bzw. 10 Jahre bei Bilanzen, Jahresabschlüssen usw., die mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt in dem das Schriftstück versendet oder empfangen wurde.

Daraus ergibt sich das digitale Dokumente grundsätzlich so zu behandeln sind wie gedruckte Dokumente und sie sollten grundsätzlich als Original revisionssicher aufbewahrt werden. Bei digitalen Dokumenten, wie EMails, ist es ausreichend diese auf einem Datenträger revisionssicher abzuspeichern und zu sichern, so dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und vor allen Dingen lesbar sind.

Dabei ist darauf zu achten dass viele Datenträger bzw. das Format, indem die Daten abgespeichert werden, nach 6 bzw. 7 Jahren veraltet oder aufgrund von Alterungsprozessen nicht mehr lesbar sein könnten. Die Archivierung sollte fortlaufend nach Geschäftsvorfällen geordnet erfolgen und immer wieder überprüft werden, so dass auch noch nach einigen Jahren ein Zugriff auf die Daten problemlos erfolgen kann.

Bei Fragen zur Archivierung von digitalen Dokumenten sprechen Sie uns an!