Managed Services unterscheiden sich aus mehreren Gründen von regulären IT-Services:

Es ist kein einmaliger Service, sondern ein End-to-End-Services und Betreuung der Kunden IT-Systeme. Der wichtigste Unbterschied ist, dass das Systemhaus bei Managed Services normalerweise mit Remote-Tools arbeitet. Ein Besuch vom Techniker zur Fehlerbehebung beim Kunden ist nur in Ausnahmefällen nötig, z.B. wenn Hardware getauscht werden muss. Ein wichtiger Punkt: Der Kunde behält die Souveränität über seine gesamte IT-Struktur und ihrer IT-Prozesse.

Ein Managed Service Provider (MSP) kann somit mehrere Kunden gleichzeitig über eine einzige Plattform bedienen. Dies bedeutet, dass das Systemhaus Standardaktionen gleichzeitig ausführen kann, z. B. die gleichzeitige Installation von Updates auf mehreren Client-Systemen.

Bei klassischen Servicemodellen kommt der Dienstanbieter häufig nur dann ins Spiel, wenn ein Vorfall auftritt. Im Gegensatz dazu trägt der MSP von Anfang an die operative Verantwortung für die ihm anvertrauten Client-Systeme. Daher ist das Konzept der verwalteten Dienste eher proaktiv als reaktiv konzipiert.